Cydweithio i gyflawni adolygiad ar y cyd o drefniadau llywodraethu ym Mwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr 2017

Mae Swyddfa Archwilio Cymru ac Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru (AGIC) wedi cwblhau eu pedwerydd adolygiad ar y cyd o drefniadau llywodraethu ym Mwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr, ar 29 Mehefin 2017.

Clawr yr adroddiadDaethant i’r casgliad fod angen gwneud llawer o hyd, er bod y Bwrdd Iechyd ar y trywydd iawn. Gellir ddarllen yr adroddiad ar wefan Swyddfa Archwilio Cymru [agorir mewn ffenest newydd] ac ar wefan AGIC [agorir mewn ffenest newydd].

Fodd bynnag, nid diben y blog hwn yw canolbwyntio ar y casgliadau y daethpwyd iddynt. Yn hytrach,  mae’n seiliedig ar drafodaethau yr wyf i wedi’u cael ag aelodau’r tîm adolygu. Diben y blog yw myfyrio ar eu profiadau, a thrwy wneud hynny, amlygu manteision cydweithredu a nodi rhai ffactorau a gyfrannodd at weithio ar y cyd yn llwyddiannus a rhai o’r heriau posibl. Efallai nad yw’r hyn sy’n dilyn yn astrus iawn, ond rwy’n gobeithio y bydd y safbwynt gwahanol hwn ar archwilio ac arolygu yn ddiddorol i chi.

Cafwyd gwerth ychwanegol o gydweithio mewn nifer o ffyrdd, yn arbennig wrth gyfleu i’r Bwrdd Iechyd ddifrifoldeb yr heriau y mae’n eu hwynebu

O ran aelodau’r tîm adolygu, mae’r weithred o gael Swyddfa Archwilio Cymru ac AGIC at ei gilydd i gynnal yr adolygiad ar y cyd yn bwysig oherwydd ei fod yn rhoi neges glir i’r Bwrdd Iechyd a’i bartneriaid a’i randdeiliaid o ddifrifoldeb y pryderon am drefniadau llywodraethu yn y Bwrdd Iechyd.

Caiff y neges ei hatgyfnerthu gan mai’r adolygiad ar 29 Mehefin 2017 oedd y pedwerydd mewn cyfres o waith ar y cyd a wnaed ers 2012. Yn ystod y cyfnod hwnnw, mae’r adolygiadau ar y cyd o Betsi Cadwaladr gan AGIC a Swyddfa Archwilio Cymru wedi eu sefydlu yn gofnodion awdurdodedig o’r cynnydd a wnaed gan y Bwrdd Iechyd o ran mynd i’r afael â’r heriau mae’n eu hwynebu.

Dylai pwyslais y neges ac awdurdod yr adroddiad gynyddu’r tebygolrwydd y bydd y Bwrdd Iechyd yn cymryd camau yn y meysydd sy’n dal i beri pryder. Mae hyn yn cynnwys y pryder nad yw’r Bwrdd Iechyd wedi datblygu cynllun clir ar gyfer sut y dylid ail-lunio gwasanaethau clinigol yng Ngogledd Cymru i sicrhau eu bod yn hyfyw yn glinigol ac yn ariannol.

Trwy ddefnyddio sgiliau a phrofiadau perthnasol staff AGIC a Swyddfa Archwilio Cymru, crëwyd persbectif mwy cynhwysfawr o’r system gyfan o ran sut y mae prosesau’r Bwrdd Iechyd yn gweithio o brofiadau’r claf i fyny. Yn fras, cyfrannodd staff Swyddfa Archwilio Cymru arbenigedd a gwybodaeth am faterion ariannol a llywodraethu, a chyfrannodd staff AGIC wybodaeth am ofal a diogelwch cleifion.

‘Mae’n swnio’n ystrydebol, ond mae cydweithio llwyddiannus yn dechrau gyda pharodrwydd i gydweithio a thrwy gydnabod arbenigedd a sgiliau pobl eraill’

Yr unig her a nodwyd oedd diffyg man cyfrannol i gadw gwybodaeth, gan arwain at y rheidrwydd i rannu gwybodaeth drwy e-bost. Felly beth, yn ôl y tîm adolygu, oedd yn gyfrifol am lwyddiant y prosiect? A pha gyngor y byddai’n ei roi i eraill sy’n bwriadu gwneud gwaith tebyg ar y cyd? Yn sicr, mae llwyddiant y gwaith hwn i raddau helaeth yn ganlyniad y ffaith mai hwn oedd y pedwerydd darn o waith ar y cyd, ac felly roedd dull sefydledig o gydweithio a dealltwriaeth dda ohono.

Dywedodd un o aelodau’r tîm wrthyf, er ei fod yn swnio braidd yn ystrydebol, fod angen i’r rheini sy’n dechrau gweithio ar y cyd fod yn barod i weithio ag eraill a chydnabod y sgiliau a’r arbenigedd y gall cydweithwyr mewn sefydliadau eraill eu cyfrannu.
Hefyd, dywedwyd bod y llwyddiant yn ymwneud â chadw golwg ar y nod cyffredinol, yn hytrach na bod yn ddogmatig ynglŷn â’r broses. Ar yr un pryd, roedd yn bwysig sicrhau bod trefniadau rheoli’r prosiect wedi’u nodi’n glir, a bod y prosiect wedi’i reoli’n drylwyr i’w gwblhau o fewn yr amserlen y cytunwyd arni. Ymddengys bod cyfathrebu clir a rheolaidd hefyd yn allweddol i lwyddiant y prosiect. Cafodd elfennau allweddol o’r broses eu cyflwyno ar y cyd, megis gwaith maes ac adrodd i fwrdd Betsi Cadwaladr.
Mae hyn yn cysylltu â sylw cynharach a wnaed ynghylch sut mae gweithio ar y cyd wedi helpu i gyfleu difrifoldeb yr heriau i’r Bwrdd Iechyd.

I gloi, cyfeiriodd dau arweinydd y prosiect at gydweithio yn y dyfodol, nid rhwng Swyddfa Archwilio Cymru ac AGIC, ond rhwng AGIC ac Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru (AGGCC) ar dimau iechyd meddwl yn y gymuned. Felly cadwch lygad am yr adroddiad ar y cyd hwnnw y disgwylir ei gyhoeddi ddechrau 2018, ac am flog tebyg i hwn yn sôn am brofiadau tîm adolygu ar y cyd AGIC ac AGGCC.

Ynglŷn â’r awdur

Llun o'r awdur, Emma GilesCymerodd Dr Emma Giles drosodd fel Rheolwr Rhaglen Arolygu Cymru ym mis Mawrth 2017. Cyn hyn, roedd Emma yn arweinydd archwilio perfformiad gyda Swyddfa Archwilio Cymru.

Mae Emma yn hoff iawn o weithgareddau awyr agored, yn cynnwys beicio mynydd a cherdded. Mae ganddi ddoethuriaeth mewn Troseddeg, a oedd yn edrych ar sut roedd troseddwyr a staff cyfiawnder troseddol yn deall tegwch, a beth roedd y gwahanol safbwyntiau hyn ynghylch tegwch yn golygu ar gyfer y perthynas rhwng staff a throseddwyr.

Athro yn dysgu mewn ysgol

Rhaglen Arolygu Cymru yn gwneud cynnydd da

Dywedir weithiau bod adolygwyr allanol fel bysiau; maent i gyd yn ymddangos ar yr un pryd. A’r her i bartneriaid Arolygu Cymru, fel y pedwar prif gorff adolygu allanol yng Nghymru, yw dangos ein bod yn gweithio gyda’n gilydd yn effeithiol i gynllunio a chyflawni ein gwaith. Mae cydweithio o’r fath yn hanfodol er mwyn manteisio i’r eithaf ar ein priod adnoddau cyfyngedig ac ychwanegu’r gwerth mwyaf at gyrff cyhoeddus sy’n cael eu hadolygu a phobl Cymru.

Clawr blaen yr adroddiadRydym wedi cyhoeddi adolygiad o’r cynnydd [agorir mewn ffenest newydd] a wnaed gennym wrth gyflawni ein rhaglen, menter i wella cydweithredu a chydweithio rhwng y pedwar corff adolygu allanol yng Nghymru.

Mae’r enghreifftiau a’r astudiaethau achos a ddisgrifir yn y papur yn dangos i ba raddau mae’r pedwar corff adolygu eisoes yn cynllunio ac yn cyflawni gwaith ar y cyd, ac yn dangos sut, eto i aralleirio ymadrodd arall a ddefnyddir yn gyffredin, mae pedwar pen yn well nag un.

Mae’r papur yn nodi trefniadau hirsefydlog ar gyfer cydweithio, fel uwchgynadleddau iechyd a chyfarfodydd chwarterol rhwng penaethiaid Arolygu. Mae hefyd yn amlinellu menter newydd ddiweddar gan Estyn [agorir mewn ffenest newydd] a gwelliannau i arferion presennol AGGCC [agorir mewn ffenest newydd] sy’n dangos ymhellach yr ymrwymiad i rannu gwybodaeth gan bartneriaid Arolygu Cymru. Mae’n darparu manylion am gydweithio, yn benodol, ond nid yn gyfan gwbl, ym meysydd addysg ac iechyd. Er enghraifft, adolygiadau ar y cyd gan Estyn a Swyddfa Archwilio Cymru [agorir mewn ffenest newydd] o’r pedwar consortiwm rhanbarthol ar gyfer gwella addysg ac adolygiadau ar y cyd gan Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru ac AGGCC o anableddau dysgu a threfniadau Diogelu Rhag Colli Rhyddid.

 

Y camau nesaf i Arolygu Cymru

Dros y 18 mis nesaf, bydd Arolygu Cymru yn datblygu ei adolygiad thematig cenedlaethol ar y cyd cyntaf ar bwnc gwasanaethau i bobl ifanc. Bydd gweithio ar draws eu priod gylchoedd gwaith yn y modd hwn yn galluogi partneriaid Arolygu Cymru i ystyried y gwasanaethau a ddarperir i bobl ifanc gan wahanol gyrff cyhoeddus yn fwy cynhwysfawr ac yn adrodd yn fwy cyfannol ar brofiadau pobl ifanc o wasanaethau.  Bydd blog arall yn y dyfodol agos am y gwaith ar y cyd mae partneriaid Arolygu Cymru yn ei wneud ar wasanaethau ieuenctid yng Nghymru. Yn ogystal, bydd blog arall am yr adolygiad ar y cyd arfaethedig gan Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru a Swyddfa Archwilio Cymru o lywodraethu ym Mwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr.

Bydd partneriaid Arolygu Cymru hefyd yn parhau i ymgysylltu â Llywodraeth Cymru wrth iddi ddatblygu ei chynlluniau ar gyfer diwygio llywodraeth leol, fel y nodwyd ym Mhapur Gwyn mis Ionawr 2017 ar ddiwygio llywodraeth leol.

Ynglŷn â’r awdur

emma-gilesCymerodd Dr Emma Giles drosodd fel Rheolwr Rhaglen Arolygu Cymru ym mis Mawrth 2017. Cyn hyn, roedd Emma yn arweinydd archwilio perfformiad gyda Swyddfa Archwilio Cymru.

Mae Emma yn hoff iawn o weithgareddau awyr agored, yn cynnwys beicio mynydd a cherdded. Mae ganddi ddoethuriaeth mewn Troseddeg, a oedd yn edrych ar sut roedd troseddwyr a staff cyfiawnder troseddol yn deall tegwch, a beth roedd y gwahanol safbwyntiau hyn ynghylch tegwch yn golygu ar gyfer y perthynas rhwng staff a throseddwyr.

Adroddiad Arolygu Cymru ar fwrdd gwyn

A yw gweithio ar y cyd yn gweithio? Cydweithio rhwng cyrff archwilio ac arolygu yng Nghymru … y stori hyd yma

Bedair blynedd yn ôl, arwyddodd penaethiaid y pedwar prif sefydliad archwilio ac arolygu yng Nghymru gytundeb i ffurfioli cydweithio rhwng y sefydliadau.

Roedd yn gam rhesymegol gan Swyddfa Archwilio Cymru (dan arweiniad Archwilydd Cyffredinol Cymru), Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru (AGGCC), Prif Arolygydd Ei Mawrhydi dros Addysg a Hyfforddiant yng Nghymru (Estyn) ac Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru (AGIC).

Roedd y cytundeb yn cryfhau’r cysylltiadau rhwng y pedwar sefydliad ac yn gosod sylfaen gadarn ar gyfer gwell cydweithredu, rhannu gwybodaeth a chynllunio busnes. Yr amcan allweddol? Gwella canlyniadau i bobl Cymru.

Ond a wnaethon ni gyflawni’r hyn roeddem wedi bwriadu ei gyflawni?

Wel, pan wnes i gychwyn fy swydd newydd fel Rheolwr Rhaglen Arolygu Cymru ym mis Chwefror 2015, dyna oedd y peth cyntaf roeddwn eisiau ei wybod. Felly, a wnaethon ni lwyddo?

Felly, a wnaethon ni lwyddo?

Do, rwy’n credu ein bod ni. Ond, nid ydym (hyd yma) wedi dweud wrth lawer o bobl am y peth.

Mi wnaethon ni gynhyrchu adroddiad ar ein cynnydd hyd yn hyn, sy’n cyflwyno rhai canfyddiadau manwl. Gallwch ddarllen mwy am y canfyddiadau yma yn yr adroddiad, ond dyma roi crynodeb ohonynt yma.

Perthnasoedd

Mae’r rhain yn anodd eu mesur, ond gallaf dystio bod y berthynas rhwng ein pedwar sefydliad yn gryf ac yn bodoli ar sawl lefel ar draws y busnesau. Mae angen sicrhau lefel o ymddiriedaeth er mwyn gweithio gyda’n gilydd y tu allan i’n cynefin sefydliadol, ac rydym yn gwneud hynny. Dydw i ddim yn dweud bod popeth yn berffaith, ac mewn rhai meysydd mae’r perthnasoedd hyn yn dal i ddatblygu, ond rydym wedi gosod sylfeini cadarn.

Blociau adeiladu

Roedd angen i ni gytuno ar sut ydym yn gwneud pethau gyda’n gilydd. Nid oedd hynny’n mor hawdd ag y gallai fod, oherwydd ein bod i gyd yn gweithio o dan gyfreithiau a threfniadau adrodd yn ôl gwahanol. Rydym eisoes wedi cyhoeddi ein papur cylch gwaith, sy’n egluro hyn i gyd yn fanwl. Felly, roedd angen i ni weithio trwy brosesau sylfaenol fel rhannu gwybodaeth, a’r ffordd rydym yn ymdrin â phryderon difrifol am sefydliad.

Gweithio ar y cyd

Rydym wedi gwneud llawer o bethau ar y cyd, ond nid ydym bob amser wedi dweud wrth bawb ein bod wedi gwneud hynny gyda’n gilydd! Mae ein hadroddiad cyfrif stoc yn cynnwys sawl enghraifft, a bydd rhai o’r rhain yn ddarnau cyfarwydd o waith i chi, ond efallai nad oeddech yn ymwybodol mai gwaith ar y cyd oeddent.

Rydym yn gwybod bod angen i ni wella o ran rhannu ein llwyddiannau wrth weithio ar y cyd. Dyna un o’n rhesymau dros sefydlu’r safle blogio yma. Byddaf yn ysgrifennu mwy o flogiadau yn ystod yr wythnosau a’r misoedd nesaf, ond y bwriad hefyd yw cael cyfraniadau gan bobl eraill sy’n teimlo yr un mor angerddol am weithio ar y cyd.

Rydym yn edrych ymlaen at rannu mwy am ein bwriadau archwilio ac arolygu gyda chi, er mwyn gadael i’r bobl yng Nghymru wybod a ydynt yn cael yr hyn sydd ei angen arnynt a’r hyn y maent yn ei haeddu.

Ynglŷn â’r awdur

Mandy Townsend ar wyliau mewn cwch

Mandy Townsend ar wyliau mewn cwchDechreuodd Mandy Townsend ar ei gwaith fel Rheolwr Rhaglen Arolygu Cymru ym mis Chwefror 2015 ac mae wedi ei secondio i’r rôl ran-amser am ddwy flynedd.

Mae Mandy, sydd wedi’i lleoli yng ngogledd Cymru, yn treulio gweddill yr wythnos yn ei rôl wreiddiol fel Archwilydd Perfformiad Iechyd yn Swyddfa Archwilio Cymru.

 

Macbook arddangos canllawiau ar rannu gwybodaeth

Rhannu neu beidio? Sut rydym yn defnyddio ein gwybodaeth ar y cyd i gydweithredu’n effeithiol

Un o elfennau allweddol y cydweithredu rhwng partneriaid Arolygu Cymru yw rhannu gwybodaeth. Ac mae defnyddio gwybodaeth ac arbenigedd ein sefydliadau ar y cyd wedi dechrau gwella cadernid a chwmpas ein gwaith eisoes.

Mae ein hadroddiad diweddaraf ar gonsortia addysg rhanbarthol yng Nghymru yn enghraifft wych o hyn. Fel y manylir gan Mark Campion o Estyn mewn neges flaenorol ar y blog yma, roedd rhannu ein data a’n hymchwil ar y cyd yn ffordd wych i ni ychwanegu gwerth.

Drwy sefydlu fframwaith sy’n galluogi i ni rannu gwybodaeth cyn i ni ddechrau ar y darn o waith hwn ar y cyd, roedd modd i ni gydweithio i elwa o’r manteision a llunio dau adroddiad, ar gyfer Llywodraeth Cymru a Chynulliad Cenedlaethol Cymru, heb wastraffu adnoddau a dyblygu ymdrechion.

Fodd bynnag, mae’n bwysig gweithredu’n briodol gyda gwybodaeth sensitif ac, yn ystod y blynyddoedd diwethaf, rydym wedi rhoi gweithgor ar waith gyda’n partneriaid i sicrhau bod yr hyn rydym yn ei rannu yn briodol ac yn gytbwys.

Edrychodd y grŵp hwn ar y canlynol:

  • pa wybodaeth oedd gan bawb
  • sut rydym yn ei chadw
  • beth ddylem ei rannu, ac
  • edrych ar sut ddylem wneud hynny’n ddiogel ac yn gyfreithiol.

Gallwch ddychmygu pa mor gymhleth yw hyn o ystyried ehangder a dyfnder cyfrifoldebau’r partneriaid. Yn y pen draw, yr hyn yr oedd ein staff ei angen oedd fframwaith i rannu gwybodaeth ac, yn bwysicach na dim efallai, caniatâd y Penaethiaid – Archwilydd Cyffredinol Cymru, Prif Arolygydd yr Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol, Prif Arolygydd Estyn a Phrif Weithredwr Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru – i wneud hynny pan mae ein gwaith yn gofyn am y cam gweithredu hwnnw.

Mae rhannu gwybodaeth yn hanfodol i lwyddiant unrhyw gydweithredu ac mae sefydlu fframwaith ar gyfer hyn yn golygu nad ydym yn cael ein dal mewn trap o gadw arbenigedd i ni ein hunain. Mae hefyd yn golygu ein bod yn gallu cydweithio tuag at ein nod ar y cyd – cefnogi gwell canlyniadau i bobl Cymru.

Darllenwch ein crynodeb i gael gwybod sut rydym yn rhannu gwybodaeth.

Ynglŷn â’r awdur:

Mandy Townsend ar wyliau mewn cwchMandy Townsend ar wyliau mewn cwchDechreuodd Mandy Townsend ar ei gwaith fel Rheolwr Rhaglen Arolygu Cymru ym mis Chwefror 2015 ac mae wedi ei secondio i’r rôl ran-amser am ddwy flynedd.

Mae Mandy, sydd wedi’i lleoli yng ngogledd Cymru, yn treulio gweddill yr wythnos yn ei rôl wreiddiol fel Archwilydd Perfformiad Iechyd yn Swyddfa Archwilio Cymru.